Compras, estoque e validade na manipulação

Comprar mais barato não é sempre comprar melhor

Uma embalagem maior pode reduzir o preço por grama e ainda assim custar mais se boa parte vencer antes do uso. Não há uma regra universal para comprar pouco. A boa decisão equilibra demanda, prazo do fornecedor, lote mínimo, validade, condições de armazenamento e disponibilidade de caixa.

Antes de cotar, olhe o saldo realmente liberado para uso. Separe o que está reservado, em quarentena, vencido ou reprovado. Confira também o que já foi comprado e ainda não chegou.

Como estimar a reposição

Use o histórico de consumo real, não só o número de fórmulas. Defina um ponto de reposição combinando o consumo esperado durante o prazo de entrega e uma reserva para atrasos. Para insumos de baixo giro, revise os lotes disponíveis antes de fechar a compra e negocie apresentação menor ou entrega fracionada quando viável.

Do recebimento à baixa

1. Conferir pedido, nota, identificação, lote, validade, integridade e condições de transporte aplicáveis.
2. Identificar e segregar o material em quarentena até a avaliação e liberação conforme o procedimento da farmácia.
3. Guardar o material nas condições definidas para ele e organizar a saída pelo primeiro vencimento entre os lotes que estiverem liberados e forem adequados à preparação.
4. Registrar as movimentações, vincular o lote utilizado à preparação e apurar diferenças entre estoque físico e registros.
5. Segregar itens vencidos, reprovados ou devolvidos, mantendo a identificação e a destinação conforme o procedimento aplicável.

Estoque de matéria-prima não é estoque de fórmulas prontas

O planejamento de insumos, bases e embalagens é diferente de produzir fórmulas magistrais antecipadamente. O estoque mínimo de preparações previsto na RDC 67/2007 tem condições próprias e não é autorização geral para produzir fórmulas magistrais de prateleira. Há regras específicas para preparações oficinais, bases e farmácia de atendimento privativo hospitalar. Substâncias sujeitas a controle especial também exigem a guarda e os registros aplicáveis.

Quatro controles que valem a rotina